Webからの問い合わせをSalesforceに自動登録する
フォームを活用した業務効率化
はじめに
Salesforce×フォームのメリット
Salesforceでは、様々なお客様のデータを管理することができます。例えばイベントの申し込みや会員登録、資料ダウンロード、サービスに対する質問などをいただいたお客様の情報を登録し、社内で共有・進捗管理することが可能です。
しかし、電話やWebフォームなどの媒体で受け付けたお問い合わせの情報を、毎回Salesforceに手入力していくには多くの工数がかかり、顧客情報取り扱い事故の原因にもなります。そこで、Salesforceと自動で連携できるフォームから受け付けると便利です。
"業務効率化"と"事故防止"以外にもメリットはあります。リモートワークやDX化が浸透している現在、お客様はWebからお問い合わせする習慣が付き始めています。対面や電話、郵送だけでなく、Webから受け付けることで、お問い合わせのハードルを下げる・コンタクトポイントを増やす効果も見込めます。
今回の内容
Webフォームから問い合わせを受け付け、Salesforceの「リード」や「ケース」に自動登録させる一般的な方法をご紹介します。
もし「Salesforceユーザがどのような用途でフォームを活用できるか」「フォームの作成方法にはどのようなものがあるか」という広い範囲の内容を知りたい方は、「Salesforceでフォームを作成する方法」をご覧ください。
問い合わせを自動登録する方法
以下の3つのパターンをそれぞれ解説していきます。下にいくにつれて、技術的なハードルは低くなります。
Web-to-リード/ケース
自社でサーバを立て、フォームのHTML/CSS/各種制御を実装できる場合にご検討ください。
クライゼル × Web-to-リード/ケース
自社でサーバやフォームの実装が難しい場合にご検討ください。
クライゼル × Salesforce連携サービス
HTMLの解読が難しい場合や、お問い合わせの件数が多い場合、リード/ケース以外のオブジェクトに登録させる場合にご検討ください。
Web-to-リード/ケース
概要
Salesforceの標準機能である「Web-to-リード」や「Web-to-ケース」を使った方法です。
フォームを生成し、入力されたデータはリード/ケースオブジェクトに自動的に格納されます。
特長
追加費用がかかりません。
リード・ケース以外のオブジェクト（取引先責任者やカスタムオブジェクトなど）とは連携できません。
Web-to-リードは1日500件まで、Web-to-ケースは1日5,000件まで連携可能です。
設定にはHTMLの知識が必要です。
フォームを設置するためのWebサーバを手配する必要があります。
フォーム機能に不可欠な各種バリデーション（値の必須確認や形式確認など）や確認画面等の機能をご自身で設定する必要があります。
実装手順
1.サーバを用意
Web-to-リード/ケースは、データ登録用のインターフェース（受け口）のみがHTML形式で提供されるので、そのファイルを格納するためのサーバをご自身で用意する必要があります。
既に自社でサーバをお持ちの企業は問題ありませんが、サーバを新しく自社で作成・保守するのは、技術的にも作業負担的にもハードルがあります。レンタルサーバなどを活用することでその問題は解決できますが、基本的に有料サービスです。
2.Web-to-リード/ケースのタグを設定
お問い合わせの際にお客様に記入してもらいたい内容に合わせ、Salesforceの管理画面からWeb-to-リード/ケースのタグを発行します。
実際の設定手順は、「Web-to-リードの設定方法」と「Web-to-ケースの設定方法」にて公開しています。
3.デザインやフォームの制御を実装
Web-to-リード/ケースで発行されるHTMLタグは、データ連携に最低限必要なformタグやinputタグのみとなっています。
そのため、フォームの見た目を構築したうえで、バリデーション（値の必須確認や形式確認など）や確認画面などの機能を実装する必要があります。具体的には、HTML・CSS・Javascript・PHPなどのプログラミング言語を活用します。
もし自社での対応が難しい場合は、外注するか、以降に記載の方法でこの課題をクリアしましょう。
クライゼル × Web-to-リード/ケース
概要
「クライゼル」は、Webフォームを簡単に作れるサービスです。専門知識が無い方でも、高機能なフォームを作成できます。 ＞＞クライゼルのサイトへ
クライゼルで作成したフォームにWeb-to-リード/ケースのタグを入れておくことで、Salesforceと連携させることができます。
特長
クライゼルライトなら月額１万円で利用できます。
リード・ケース以外のオブジェクト（取引先責任者やカスタムオブジェクトなど）とは連携できません。
リードは1日500件まで、ケースは1日5,000件まで連携可能です。
HTMLの設定はコピペレベルで完了します。（コーディングしてフルカスタマイズすることも可能です。）
入力値チェックや入力補助、公開設定などの機能を標準装備しています。
フォームを設置するためのWebサーバを手配する必要がありません。
メール配信のオプションもあります。
実装手順
1.フォームを作る
お問い合わせの際にお客様に記入してもらいたい内容に合わせ、クライゼルでフォームを作成します。テキストやメールアドレス、電話番号、チェックボックスなどの質問項目を指定し、公開設定・自動返信メールなどの機能から必要なものを設定します。
フォームの作り方は、専門知識が無い方でも簡単に作成できるタイプと、HTML等でフルカスタマイズするタイプからお選びいただけます。自社サイトのデザインに合わせたレスポンシブ対応のフォームを、弊社にて制作させていただくことも可能です（有償サービス）。
2.Web-to-リード/ケースのタグを設定
タグの作成方法は、先述の内容と基本的に変わりません。（詳細は「Web-to-リードの設定方法」と「Web-to-ケースの設定方法」をご確認ください。）
そのタグをクライゼルのフォームに挿入することで、Salesforceへの連携が可能になります。挿入方法はコピペレベルです。詳細は弊社トライコーンにお問い合わせください。
クライゼル × Salesforce連携サービス
概要
「Salesforce連携サービス」は、「クライゼル」で作ったフォームを貴社Salesforceに連携させるためのサービスです。
専門知識が無い方でも、フォーム作成からデータ連携まで簡単に実現できます。
特長
リードやケース以外にも、取引先責任者やカスタムオブジェクトを含む任意の、複数のオブジェクトと連携可能です。
登録用のフォームだけでなく、更新用のフォームも作成できます。
1日あたりの連携件数に制限がありません。
HTMLの知識は一切不要です。（コーディングしてフルカスタマイズすることも可能です。）
入力値チェックや入力補助、公開設定などの機能を標準装備しています。
フォームを設置するためのWebサーバを手配する必要がありません。
会員制サイト（マイページ）やメール配信のオプションもあります。
実装手順
1.フォームを作る
フォームの作成方法は、先述の内容と基本的に変わりません。クライゼル上で質問項目やデザインなどを設定します。操作は簡単です。
2.Salesforceに連携させる
クライゼルで作成したフォームは、「Salesforce連携サービス」で貴社Salesforceにリアルタイム連携できるようになります。1度設定すれば、後は自動で連携してくれます。
マニュアルに従って設定いただく形となりますが、こちらも専門知識は必要なく、専用のツールから簡単に操作できます。
さらなる有効活用
クライゼル/Salesforce連携サービスは"お問い合わせ内容の登録"以外にも、例えば以下の用途で幅広く活用できます。
お問い合わせから数日後のフォローメール自動配信（お問い合わせ完了時の自動メールは標準装備されています）
Webアンケートを取得し、回答内容をSalesforce上の本人の顧客データに結びつける ＞＞詳細はこちら
お客様自身で登録情報を変更する「更新フォーム」作成
ログインを必要とする会員限定の「マイページ」作成 ＞＞詳細はこちら
メールの一斉配信・セグメント配信
面倒なデータ連携の手作業を自動化
クライゼルのフォームをSalesforce連携